As atividades precisam estar registradas em pelo menos um dos seguintes canais de comunicação:
- Website de domínio próprio da instituição:
Aqueles que possuem sites de domínio próprio ou hospedados em servidores conhecidos devem configurar suas páginas para que todas os registros de atividades estejam disponíveis para consulta. Muitas dessas páginas aparecem somente as últimas atualizações e a organização do prêmio não será responsável caso em suas consultas não consiga visualizar TODAS as atividades durante o período de vigência.
- Blogs nas plataformas Blogspot (Blogger) ou Wordpress – escolhidos pela organização por serem os mais populares. Devem manter as configurações para que a organização possa consultar todas as atividades.
- Páginas ou Grupos da rede social Facebook – escolhido pela organização por ser utilizado por cerca de 85% das entidades astronômicas atualmente ativas. Muitas entidades não possuem página própria e várias delas divulgam atividades através das páginas de membros e representantes legais. A organização sugere que concentre todas as atividades numa página ou perfil próprio da sua entidade.
- Boletins informativos periódicos – alternativa para aquelas entidades que não possuem o hábito ou apresentam alguma repulsa ao uso de blogs ou redes sociais. Os boletins devem ter periodicidade REGULAR mínima SEMANAL e máxima TRIMESTRAL. A organização não se vê obrigada a consultar boletins que são emitidos fora dos períodos mencionados e de forma irregular.
Os boletins informativos periódicos devem estar disponíveis para consulta ou download em arquivo na plataforma Google Drive ou similares, link para página, seção de página OU simplesmente enviar o exemplar para o e-mail gaea.faleconosco@gmail.com .
A organização NÃO entrará em fóruns, listas ou outras redes sociais para saber das atividades dos concorrentes ao prêmio. Recomendamos o uso de uma das opções descritas acima.